تتلقى اللجنة المنظمة الترشيحات اعتباراً من 1/7/2009 وحتى 17/9/2009 على أن تكون الترشيحات وفق ما يلي:

1. المدارس هى الجهة المسئولة عن استلام جميع ترشيحات معلميها لجائزة ( المعلم المتميز ).
2. تقوم كل مدرسة ترغب بالمنافسة بترشيح نفسها لجائزة المدرسة المتميزة.

3. تقوم المدارس الثانوية باستلام ترشيحات طلابها لجائزتى ( الطالب المتميز – المرحلة الثانوية بفئتيها والبحث العلمى المتميز لطلاب المرحلة الثانوية).

4. تقوم المدارس المستقلة والمدارس الأجنبية بتسليم ترشيحاتها إلى مكتب الإتصال والإعلام.
5. تقوم مدارس وزارة التربية والتعليم والمدارس الخاصة التى تعمل تحت إشراف الوزارة بتسليم ترشيحاتها إلى مكتب العلاقات العامة بوزارة التربية والتعليم.

6. تقوم هيئة التعليم العالي بتلقي ترشيحات خريجي الجامعات المتميزين من:

   • طلاب البعثات.
   • طلاب جامعات المدينة التعليمية.
   • طلاب كلية شمال الأطلنطي.
   • الطلاب المبتعثين للدراسة من جهات عملهم أو من أى جهة أخرى.

7. يقوم مكتب العلاقات العامة بجامعة قطر بتلقي ترشيحات خريجي كليات الجامعة المتميزين.
8. يقوم حملة شهادة الدكتوراه بترشيح أنفسهم للجائزة بشكل مباشر إلى مكتب الاتصال والإعلام بالمجلس الأعلى للتعليم.

9. يتم إرسال جميع طلبات الترشيح باليد عن طريق مكتب العلاقات العامة في جميع المؤسسات والقطاعات والمدارس.