مكتب جمع وإدارة البيانات

هو أحد المكاتب التابعة لهيئة التقييم بالمجلس الأعلى للتعليم، ويعد الجهة المسئولة عن كافة العمليات الميدانية الخاصة بجمع البيانات ذات الصلة بالعملية التعليمية وإعداد قاعدة بيانات يتم تحديثها سنوياً من خلال برنامج التعداد الذي يشمل جميع رياض الأطفال والمدارس الحكومية والخاصة بجميع مراحلها في دولة قطر، ومديري ومديرات تلك المدارس ، وكذلك الهيئة الإدارية والتدريسية وأولياء أمور الطلبة.

وتستخدم هذه البيانات في أنشطة التقييم المتنوعة التي تقوم بإنجازها هيئة التقييم كما تعد الركيزة الأساسية التي تعتمد عليها جميع المشاريع المرتبطة بأعمال مكتب جمع وإدارة البيانات. بالإضافة للعديد من المكاتب بالمجلس الأعلى للتعليم.

ويتكون مكتب جمع وإدارة البيانات من:

أولاً: قسم العمل الميداني:
هو القسم المسئول عن جمع البيانات من المدارس ، و يقوم على تنفيذ هذه المهمة فريق من مشرفي جمع البيانات بإدارة عدد من المسئولين الميدانيين ، ويضع المسئولون في مكتب جمع وإدارة البيانات خطة عمل مدروسة يراعى فيها الدقة المتناهية والسرية المطلقة لتطبيق عدد من الأنشطة المتعلقة بجمع البيانات الخاصة عن جميع عناصر التعليم من ( المديرين والهيئة الإدارية والتدريسية والطلبة وأولياء أمورهم ، و مرافق المدرسة المتعددة) . و يتطلب تطبيق هذه الأنشطة عدداً كبيراً من الموظفين الدائمين و المؤقتين و الذين يتم تعيينهم من قبل متخصصين ومن ثم يتم تدريبهم من قبل مدربين ذوي خبرة على إجراءات موحدة حاملين على عاتقهم مسؤولية كبيرة لتطبيق الإجراءات الميدانية بأعلى مستويات الدقة ومحاولة تذليل كل الصعوبات التي تواجههم أثناء نزولهم للميدان.

خطة العمل الميداني:
يضع المسئولون بمكتب جمع وإدارة البيانات خطة منهجية مفصلة وموحدة لكل نشاط ميداني ترتكز على محاور أساسية في تقسيم العمل إلى ثلاث مراحل هي:
1- مرحلة الإعداد والتحضير.
2- مرحلة التدريب.
3- مرحلة التطبيق.

ولكل من هذه المراحل خطوات عمل محددة و مدروسة وهي كالتالي:
مرحلة الإعداد والتحضير:
يتم في هذه المرحلة إعداد و تجهيز متطلبات النشاط الميداني المتمثلة في إجراء الزيارات الميدانية التمهيدية ، بالإضافة إلى وضع الخطط التنظيمية لآلية العمل الميداني على ضوء النتائج المستخلصة من إجراء عدد من الجلسات التجريبية بهدف اختبار مدى جاهزية وصلاحية الإجراءات التقنية والميدانية.

مرحلة التدريب:
ويتم من خلال هذه المرحلة اعتماد الإستراتيجية المتبعة في التطبيق الميداني بوضع أدلة الفريق الميداني ، ومن ثم تجهيز متطلبات التدريب اللازمة لتدريب الكادر الميداني على الإجراءات الميدانية و التقنية وكيفية إجراء الأنشطة حسب الخطوات الموضوعة في مكاتب هيئة التقييم الأخرى. ويتم تدريب عدد من المشرفين والمشرفات حسب طبيعة ومتطلبات كل نشاط من أنشطة المكتب ، كما يتم تدريب عدد من مراقبي سير الاختبارات وذلك أثناء فترة التقييمات الوطنية الشاملة.

مرحلة التطبيق:
تتمثل هذه المرحلة بتطبيق النشاط الميداني من خلال الفريق الميداني الذي يقوم بتنفيذ جملة من الإجراءات الميدانية والتقنية في المدارس المحددة له ، كما يتم متابعة سير العمل من خلال جملة من الإجراءات الإدارية التي تضمن الالتزام التام بقواعد المهنية والمسؤولية.

ثانياً : مركز الإنتاج:
يعد قسم الإنتاج بمكتب جمع وإدارة البيانات أحد المراكز المتخصصة والمزودة بأحدث الأجهزة والتقنيات التي تعمل من خلال برامج عالمية متطورة يتم تطبيقها لأداء عدة مهام أساسية وحيوية ، ويعمل قسم الإنتاج بشكل مستمر تصل إلى أربع وعشرين ساعة متواصلة خلال أوقات الذروة في فترة الإنتاج . وتشمل مهامه تسلم البيانات التربوية المختلفة واستخدامها لطباعة كمٍ من أدوات جمع البيانات ، وتسليم وتسلم المواد الخاصة بأنشطة المكتب والمسح الضوئي السريع والتدقيق الالكتروني ثم الأرشيف وتخزين المواد المهمة ويقوم على إنجاز تلك العمليات فريق متخصص ومدرب على استخدام التقنيات المتطورة.

كما يقوم قسم الإنتاج بالتصميم الالكتروني والطباعة لكل من نماذج ملف مواصفات المدرسة واستبيان الطلبة وأولياء أمور الطلبة واختبار الشهادة الثانوية العامة الخاصة بكل طالب ومن ثم جعلها قابلة لعملية المسح الضوئي السريع ، ثم عملية التدقيق الالكتروني لجميع النماذج ومن ثم ربط جميع النتائج المجمعة بالطالب مرة أخرى الكترونيا.

أنشطة المكتب

• استبيان مدير المدرسة واستبيان المدرسة : ( عن طريق الشبكة أو باستخدام الكمبيوتر المحمول ) للمدارس الحكومية والمدارس العربية والدولية الخاصة.
• ملف مواصفات المدرسة : ( استبيان ورقي ) للمدارس الحكومية والمدارس العربية والدولية الخاصة.
• استطلاع الطلبة واستطلاع أولياء أمور الطلبة : ( استبيان ورقي للمدارس الحكومية والمدارس العربية والدولية الخاصة.
• استبيان المدرسين :( باستخدام الكمبيوتر المحمول ) للمدارس الحكومية والمدارس العربية والدولية الخاصة. وتجرى حالياً دراسة حول إمكانية تطبيق هذا الاستبيان عن طريق الشبكة.

ثالثاً: طباعة اختبارات الشهادة الثانوية وتنفيذها ميدانياً:
يشمل ذلك عدة اختبارات ( التربية الإسلامية، اللغة العربية، اللغة الإنجليزية، الرياضيات، أحياء، فيزياء، كيمياء والعلوم الاجتماعية ) ويطبق على طلبة الصف الثاني عشر بالمدارس المستقلة فقط.

رابعاً: طباعة الاختبارات الدولية وتنفيذها ميدانياً:
بيرلز PIRLS : في القراءة ويطبق كل خمس سنوات على طلبة الصف الرابع الابتدائي في المدارس المستقلة والمدارس العربية الخاصة.

تيمز TIMSS: في الرياضيات والعلوم ويطبق كل أربع سنوات على الطلبة في الصف الرابع والثامن بالمدارس المستقلة والمدارس العربية الخاصة.

بيزا PISA : في القراءة، الرياضيات والعلوم ويطبق كل ثلاث سنوات على الطلبة ممن هم في سن الخامسة عشرة في جميع المدارس التي تدرس الرياضيات والعلوم باللغة العربية أو الإنجليزية أو كليهما معاً فقط.